存證信函

          存證信函

           很多民眾常會質疑說：廠商既然給我不符合契約規格的機器、物品，為甚麼不能跟廠   

    商要回貨款？法院為甚麼還會判我敗訴？個案中的理由何在？這一連串的疑問，簡單一句 

    話回答就是：「於法無據」！

 壹、存證信函的「重要性」為何？

     所謂存證信函是透過郵局來證明發信日及其內容為的一種證明函件，達到告知義務的效 

     果，怕口說無憑，所以存證信函需準備一式三份，其中一份留存在郵局。如日後真有訴 

     訟，可證明確曾告知過。事實上存證信函最大的用途處在於通知並警告對方：如果你

     不......, 我就.....！一般人並不希望收到，所以存證信函在大部分狀況下才會那麼有效。

     顧名思義，存證信函乃是保存證據的文書。蓋口說無憑，尤其若發生紛爭，法院均以證據
     認定之事實，作為適用法律之基礎。而存證信函即為文書證據，乃法律上的書證，在證據
     法中占有重要地位。故如何妥善運用及保存證據，攸關訴訟勝敗，存證信函的重要性。

     常見存證信函適用時機，例如發生車禍加害人避不見面；或如債務人借錢屢催不還；或如

     買到瑕疵房屋請求減價或解約；或如承租屋屋漏水房東遲未修繕；或如建商偷工減料要求

     損害賠償；或如拋棄繼承通知其他繼承人；或如配偶不同居請求履行同居義務等等，不一

     而足。

             撰寫存證信函時，應將人、事、時、地、物表達清楚，並應將欲發生的法律效果充分

     表明，切忌寫得落落長，卻模稜兩可、毫無重點，完全沒有法律效果可言，則喪失寄發存

     證信函的目的。

             若是收到存證信函，回函亦應小心謹慎，特別留意來函中可能預設的陷阱（利用 

存證信函套出證據等）。比如：他人借己三十萬元未書立借據，他人為了取得證據，乃

故意來函表示借款五十萬元未歸還，若吾人回函反駁只借三十萬元，就正好中了他人圈

套，成為他人呈堂的有利證據。

        由上可知，撰寫存證信函並不難，存證信函的功用：就像一把刀，兩面刃，在法律上固

        然可以保護自己，但也要小心會無形中傷了自己都不曉得！

        所以，在此必須提醒各位應特別注意掌握法律上意思表示與催告的重點。

 貳、如何撰寫存證信函？

1.向郵局購買特定用紙：

   向郵局購買存證信函特定用紙，一式最少三份，亦即按雙方當事人之人數外加一份，由寄件

   人、收件人(按人數增加如要寄三人則五份)、郵局三造各執一份。

2.撰寫存證信函須注意事項：

   撰寫存證信函須掌握時機（法律時效、合理催告時間）及重點。並應注意人（當事人）、

   事（何種法律行為）、時（為法律行為時間）、地（法律行為地）、物（標的物）等重要

   事項。撰寫時務必清楚寫明「目的」，例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等，不可

   含糊不清。存證信函不同於一般信件，字句要力求簡潔，避免參雜感情或使用模棱兩可語

   句，以達法律上意思表示與催告的目的。若未曾受過法律專業訓練，強烈建議委請律師撰寫

   或審稿，避免遺漏重要事項，或被對方找出反擊漏洞，反傷自己，更喪失第一時間主張權利

   的機會。

3.如有塗改須註明字數並蓋章：

   存證信函不同於一般書信可任意塗改，若有增、刪文字，必須於欄外註明訂正何字、插入何

   字，並註明字數；修改處必須要蓋章，訂正或刪除之文字須清晰可辨。

4.至郵局用雙掛號寄出：

   書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查，如查看寄件人處或騎縫

   處是否有蓋章，檢查無誤後即受理寄出。

5.「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存：

   郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明

   信片都很重要，務必妥善保存，不可遺失。

           存證信函可用雙掛號寄出。對方收到後，你會收到簽收回執或可至郵局查簽收紀錄。

   如果對方真有收到的話，很難去否認。重點是，內容要依事實陳述，要寫就要有效果，否則

   對方仍然可以反駁、甚至不理你的。如果對方為公司行號，使用存證信函告知公司負責人該

   公司的錯誤，也是很有效的作法。

　　其實存證信函很容易寫，可依下面教學自行完成，或找律師、代書事務所代筆，至於費 

   用，可自行打電話問看看囉：

　   　存證信函格式可到郵局買存證信函用紙，寫出對方之姓名、地址，最好有身份證字號。

   如果對方為公司，寫公司名稱、負責人、地址。

   寫上自己姓名、地址、聯絡電話，以便於對方聯絡你。

　   　副本處可寫上相關的人或機構，否則副本收件人則不用寫。完全不空格從第一格開始

   寫，通常先依事實書寫你遭遇的狀況，再表達你的憤怒與不滿。

　  　接著限期對方在某日前內答覆，或直接要求對方如何解決。並書寫對方如不予理會，將

   採取其他途徑，如訴訟、報警、報紙廣告等等方式，最後別忘了加句

 『以免訟累』或『請台端自重，請勿自誤』等句子做結尾。存證信函內文字如有塗改增刪， 

   應於備註欄內註明，並由寄件人簽章，惟每頁塗改增刪不得逾二十字。

　   　帶著本人身份證、印章及現金到郵局存證信函窗口辦理。

　　在存證信函寄件人處及各頁接縫處蓋章，寄出後記得拿回掛號收執聯。

　    事後就等回執收到後，看對方的反應了！

   案例一：某人在首都某處買了一間房子，該房屋卻因為早在2013年3 月間發生之水災中，
             因建商偷工減料之故，經專業鑑定機構認建物存在足以影響結構安全之瑕疵。結果，

             某甲延誤了可以在法律上主張退屋還款的「時效」，後來被法院判決已逾時效，依

             法不得再行主張退屋還款！

   案例二：雙方買賣契約關於交屋的期限，一方定期催告後，他方應自期限屆滿時起負遲延責

             任，於他方應負遲延責任後，才能為解除契約之意思表示。否則，於法不合，法院

             就很難去認定雙方之間已經有解除契約的情事。而後續，就很難想要退還價金，或

             返還房屋等等的主張。

三、存證信函撰寫範例

（一）包商財務困難無力完工，業主解約及請求賠償事例

敬啟者：

　　緣台端與本公司於2015年○○月○○日簽訂工程承攬契約，由台端承攬本公司所有座落於○○○○之○○工程承攬契約，工程期間自2015年○○月○○日起至○○年○○月○○日止。茲因台端本身財務問題，致使工程無法完工，且經本公司再三催促，台端仍無法改善。按民法第五百零二條規定，因可歸責於承攬人之事由，致工作逾約定期限始完成，如以工作於特定期限完成或交付為契約之要素者，定作人得解除契約，並得請求賠償因不履行而生之損害，故本公司依法解除契約，特函通知，並請台端於函到三日內出面協商賠償事宜，希照遵辦，以免訟爭。

（二）承包商工程延遲，發函催告事例

敬啟者：

　　本公司於受任承建○○○○工程後，繼於2015年○○月○○日與貴公司訂立承攬契約，將前開工程外包與貴公司，其中有關○○工程部分，依約貴公司應於○○年○○月○○完工，惟本公司派員勘查，貴公司迄未完工，依據承攬契約第○○條規定，至完工前每逾期一天應扣除工程總價百分之○作為懲罰性違約金，茲特函告貴公司儘速完工，並繳交違約金。另關於○○工程部分，原訂完工日為○○年○○月○○日，惟迄今工程尚未進行，貴公司已發函明示放棄承攬此項工程，此舉非但延遲本公司完工點交日期，且造成信用負面影響，使本公司無法順利請款，此項遲延責任應由貴公司負責，請貴公司於文到三日內出面研商解決，俾免訴累。

（三）工程造成環境污染、噪音，促請改善事例

敬啟者：

　　貴公司承攬○○工程，於施工期間造成環境污染、噪音，本人因住居緊鄰施工地點，實不堪其擾。依建築法第六十七條規定：「主管建築機關對於建築工程施工方法或施工設備，發生激烈震動或噪音及灰塵散播，有妨礙附近之安全或安寧者，得令其作必要之措施或限制其作業時間。」違反者，依同法第八十九條規定除勒令停工外，並各處承造人，監造人六千元以上三萬元以下罰鍰。故請貴公司於函到○日內改善之，否則本人將向有關機關提出舉發，希勿自誤為禱。

（四）業主拒付變更設計或增加工程之款項，包商催討事例

敬啟者：

　　緣本人與貴公司簽訂有○○工程承攬契約，由本人承攬貴公司所有座落於○○之○○工程承攬契約，工程期間自○○年○○月○○日起至○○年○○月○○日止。其中契約第○條規定，倘因定作人之事由變更設計致增加之費用由定作人負擔。茲本人既依貴公司之指示依變更之設計施工，則貴公司應給付因此增加之款項，惟貴公司拒付因變更設計而增加工程之款項，損及本人權益甚鉅。故特函告貴公司於函到三日內速給付積欠款項，否則本人將依法訴追，希勿自誤。

（五）發現未按圖施工，業主促請改善事例

敬啟者：

　　緣貴公司於○○年○○月○○日與本人簽訂工程承攬契約，由貴公司承攬本人所有座落○○之工程，工程期間自○○年○○月○○日起至○○年○○月○○日止，共計○○工作天。契約載明承攬人必須按圖施工，並附有施工圖以為依據，惟貴公司未能按圖施工，業已違反雙方契約之約定。茲為保障本人權益，特發函通知貴公司立即依照施工圖施工，並對前已完工但未依圖施工者於函到三日內提出改善方案，否則本人將依法追究，絕不寬貸。

（六）租期屆滿房東不再續租，請房客遷離租賃處所之催告事例

敬啟者：

台端承租本人所有坐落於○○市○○路○○號之房屋，租期自○○年○○月○○日起至○○年○○月○○日止，租期1年，此有租約為證。茲因租期即將屆滿，本人不再出租房屋予台端，爰依民法第450條及第455條規定，敬請台端屆期依約返還房屋予本人，另尋住處，特函告之，希勿自誤是禱。

（七）通知終止租約，並請求遷讓房屋及付清租金事例

敬啟者：

台端前向本人締約承租坐落於○市○路○段○號○樓之房屋，租期自○年○月○日起至○年○月○日止，惟○年○月○日以後，即未曾依約給付租金，迄今尚積欠租金達二個月以上，共計○元，雖經本人前於○年○月○日以○郵局第○號存證信函定期催告台端付清租金，惟台端迄仍未履行，特依法以本函終止租約，請台端於函到後立即付清租金並遷讓房屋，以免訟累是禱。

（八）債權人請求返還借款之催告事例

敬啟者：

台端曾於○○年○○月間向本人借款阿幣○○萬元整，雙方言明1個月後即可返還借款，經本人於○○年○○月○○日以匯款方式將款項匯予台端，此有匯款資料可稽；詎料返還期限屆至，台端隨即所在不明，對於所借款項應為如何返還亦未加以說明。茲為確保本人借款之債權，請台端於文到5日內出面與本人協商如何為借款清償之方案，以免訟累，希勿自誤是禱！

（九）住戶欠繳管理費逾2期，管理委員會向住戶為繳款通知事例

敬啟者：

台端係本社區○棟○○號○樓之所有權人，依公寓大廈管理條例第21條暨本社區住戶規約規定，台端每月應繳納新臺幣(下同)○○元整之管理費。惟台端自○○年○○月份起，即未按月繳納上開管理費，至○○年○○月止，已逾2期以上，欠繳金額總計○○元整，本管理會爰依上開規定，請台端於文到7日內速至行政室完成繳費，逾期未繳納者，本管理會將循法律途徑續行催討，敬祈諒察，是所至禱！

（十）要求停止毀謗及公開道歉事例

敬啟者：

　　台端於○年○月○日在○○地點，散佈本人信用破產、負債累累等不實言論，惡意損害本人之名譽，經核台端之行為，業已構成刑法上之毀謗罪。為此，特函台端自即日起，停止對本人之所有毀謗行為，並於函到之日起○日內，以○○○方式向本人公開道歉。倘逾期未蒙置理，本人將依法追訴台端之一切民刑事責任。希勿自誤為禱。